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Le Forum Ouvert / Open Space Technology
Le Forum Ouvert est une manière simple et pourtant étonnamment efficace d’organiser des réunions, que ce soit avec 10 ou 2000 personnes, et d’améliorer la communication.
La méthode permet d’aller plus en profondeur que la plupart des démarches d’animation de groupe. L’approche Open Space / Forum Ouvert insuffle une nouvelle vie aux individus, aux réunions et aux organisations. Elle allie passion et responsabilité, créativité et réalisme.
Dans beaucoup de réunions, colloques, séminaires ou congrès traditionnels, c’est souvent à la pause café que les gens discutent plus librement de ce qui leur tient réellement à cœur. L’Open Space, avec ses principes peu nombreux mais efficaces, crée le même genre d’atmosphère où l’essentiel, c’est la communication franche et ouverte. L’incertitude créé par le « chaos apparent » engendre un climat propice à la créativité et à l’ouverture, ce qui permet d’aborder les questions essentielles et de donner une orientation plus claire.
Le Forum Ouvert est une approche qui permet :
• d’explorer une question,
• de planifier pour l’avenir,
• de structurer rapidement,
• de créer et de consolider des équipes,
• d’améliorer la communication
• de redonner de l’énergie à des projets.
Comment fonctionne l’Open Space / Forum Ouvert ?
Sans ordre du jour et sans table…
Assis en cercle, tous les participants ont l’occasion de proposer et d’afficher au mur les questions qui leur semblent importantes, en fonction du thème élaboré lors de la préparation du Forum Ouvert. Les conditions sont créées pour porter les participants à prendre spontanément des initiatives. Avec un objectif clair en tête, tous les participants contribuent à l’élaboration de l’ordre du jour au début de la rencontre et à l’organisation de groupes autogérés. Un terrain commun commence à s’établir.
Toutes les questions sont explorées…
En Open Space / Forum Ouvert, toutes les questions proposées par les participants sont discutées. Il n’y a pas meilleure motivation que de commencer par ce qui vous passionne. Tous ceux et celles qui partagent cette passion, cet intérêt ou cette préoccupation, se rassemblent pour y travailler. Une telle démarche facilite l’émergence de solutions et de plans d’action. De plus l’environnement très rassurant favorise la communication. L’apprentissage en équipe prend ici tout son sens. Les bénéfices de la collaboration deviennent évidents. Le potentiel pour un engagement réel augmente considérablement puisque les participants se sont approprié la démarche et la réflexion.
Autres résultats…
À l’issue des journées, les participants reçoivent un rapport écrit du travail accompli par les groupes, ainsi que la liste des personnes qui y ont contribué. Il se crée ainsi des réseaux où la diversité et la richesse d’expérience appuient et guident le cheminement. Des priorités sont fixées, des plans d’action sont élaborés et des groupes de travail et de suivi sont organisés. Tous repartent avec de nouvelles connaissances, un regain d’énergie et le sentiment réel d’avoir progressé.
En résumé, les garanties que peut offrir l’utilisation du format « Forum Ouvert » sont les suivantes :
1. Tous les sujets que les participants veulent discuter le sont.
2. Toutes les discussions sont rassemblées dans un rapport distribué à tous les participants sur place.
3. Les sujets sont priorisés.
4. Les autres sujets pertinents sont reliés aux priorités.
5. Les participants prennent la responsabilité pour les suivis.
6. Des plans d’action sont élaborés.
7. Un réseau étendu et fonctionnel peut voir le jour.
